Q3 Schulverwaltungssoftware –
mühelose Effizienz in der Schuladministration!
Kontrolle behalten
Mit der Q3 Software für Ihre Schulverwaltung haben Sie die mehrschichtigen Beziehungen zwischen LehrerInnen, SchülerInnen und Eltern spielend im Griff. Das Programm unterstützt Sie bei Brief- und Mailversand, bei der Fakturierung von Schulbeiträgen, mit automatisiertem Klassenwechsel zu Beginn des Schuljahres und vielem mehr. Q3 funktioniert als Einplatz- oder Mehrplatzsystem – wahlweise auch in der Cloud!
Buchhaltung
Q3 Software für Ihre Schuladministration bietet eine komfortable Finanzbuchhaltung mit Vorjahresvergleich und Budgetkontrolle und bei Bedarf auch eine Lohnbuchhaltung, welche alle aktuell in der Schweiz geltenden Richtlinien erfüllt (swissdec-geprüft). Eingehende Rechnungen können Sie im Modul «Zahlungsverkehr» bequem offline erfassen und ins E-Banking ihres Bankinstituts zur Zahlung übergeben.
Listengenerator
Mit dem intelligenten Listengenerator können Sie per Mausklick verschiedenste wichtige Adresslisten ausdrucken oder als PDF-Datei erstellen. Schülerlisten, Klassenlisten, Kollegiumslisten, Arbeitsgruppenlisten usw.: Sie wünschen, Q3 liefert! Sie können die verschiedenen mitgelieferten Adresslisten verwenden, oder Ihre eigenen individuellen Listen selber gestalten. Q3 unterstützt Sie dabei bei Bedarf gerne!
Die wichtigsten Funktionen der Q3 Schulverwaltungssoftware im Überblick
Q3 Software gibt es in verschiedenen, auf Zielgruppen ausgerichteten Ausprägungen. Die grundlegenden Funktionen sind in allen Ausprägungen die gleichen. Entsprechend gelten Handbücher und Einführungen der Module und Optionen für alle Zielgruppen.
Q3 Software Schule mit speziell auf die Schuladministration ausgerichteten Funktionen gibt es in den Varianten profi und premium mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Hier eine kleine Auswahl der verfügbaren Funktionen:
Umfangreiche Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr mit E-Banking
Speziell auf Schulbedürfnisse ausgerichtete Adressverwaltung
Unterstützende Funktionen beim Schuljahrwechsel
Listengenerator für Klassenlisten, Kollegiumslisten usw.
Optional Q3 Auftrag (Fakturierung, Lager, Debitoren, Mahnwesen)
Optional Q3 Lohn (Lohnabrechnungen, Lohnausweise usw.)
Backupfunktion zum Sichern Ihrer wertvollen Daten
Umfassende Such-, Filter- und Selektionsmöglichkeiten
Kontext-bezogene Hilfe-Funktion mit ausführlichen Informationen
Datenimport und -export, z.B. CSV- und XML-Format
Intelligente Schnittstellen, z.B. zu Word, Excel, search.ch
Und darüber hinaus: 1°-Level-Support ist kostenlos im Mietmodel
Q3 Software Schule im Detail
Q3 Software Schule ist verfügbar in den Varianten «profi» und «premium». Das Modul «Adress» ist zwingend, alle andern Module können hinzu lizenziert werden. Es sind dies insbesondere:
Q3 Software Schule bietet Ihnen insbesondere in den Modulen Adress und Auftrag diverse Erweiterungen für eine moderne, effiziente Schuladministration.
Adressverwaltung
Die Adressverwaltung stellt den Grossteil der zusätzlichen Funktionen für die Schuladministration bereit. Q3 Software Schule kann nicht ohne Adressverwaltung lizenziert werden.
Pro Adresse sind etliche schul-spezifische Felder belegbar. Einige davon sind explizit für «Kinderschulen» ausgelegt, andere auch für Erwachsenenschulen.
Merkmale
Jeder Adresse können in den Adresseigenschaften viele Felder zugeordnet werden. Ganz besondern interessant für die Schuladministration sind die Adressmerkmale.
Jeder Adresse können bis zu fünf Merkmale zugeordnet werden. Merkmale sind wichtig für Personen mit verschiedenen Zuständigkeiten. Z.B. wenn ein Lehrer gleichzeit im Vorstand ist, oder wenn er auch noch Mitglied in einer Arbeitsgruppe ist. Oder wenn ein Elternteil gleichzeitig Schularzt ist.
Aufgrund der Merkmale können projekt- oder aufgabenbezogene Adresslisten erstellt werden, z.B. eine Vorstandsliste, oder eine Liste aller Mitglieder einer Arbeitsgruppe. Mehr dazu im Kapitel „Listengenerator“.
Klassen
Sie können beliebig viele Klassen erfassen und selber benennen. Damit Ende Schuljahr die Klassenzugehörigkeit automatisch erhöht werden kann, definieren Sie zu jeder Klasse eine Nachfolgeklasse.
Für Kinderschulklassen können ebenfalls automatisiert die Klassen der Kinder den Eltern zugeordnet werden. Dank dieser Verknüpfung lassen sich inbesondere Klassenlisten mit allen Elternadressen erstellen.
Beziehungen
Pro Adresse können bis zu zwei fixe Bezugsadressen zugeteilt werden. Bei Schulkindern sind dies in der Regel die Eltern.
Darüber hinaus können beliebig viele Beziehungen deklariert werden. Beziehungen können sein:
• ist Klassenlehrer von
• ist Schüler von
• ist Projektverantwortlicher von
• usw.
Listengenerator
Das A+O einer guten Schuladministration sind aktuelle Adresslisten – heutzutage meist in PDF-Format. Dank der mehrschichtigen Gliederungsmöglichkeiten mit Merkmalen und Gruppen können mit «Q3 Software Schule» Adresslisten mit fast beliebiger Ausprägung gedruckt werden.
Dazu können im Druckfenter für Adresslisten Druckvorlagen erstellt werden. Als Beispiel dient eine Liste aller Ansprechpersonen.
Im Druckfenster wird eine Druckvorlage gewählt, hier im Beispiel die Vorlage «Ansprechpersonen».
In jeder Vorlage ist festgehalten, welche Adressen (Selektion) in welcher Darstellung (Formular) ausgedruckt werden sollen. Es können beliebig viele Vorlagen erstellt werden. Auch Selektionen und Formulare können beliebig viele eingerichtet werden.
In unserem Beispiel werden alle Bezugspersonen, gegliedert nach Merkmalen aufgelistet. Pro Merkmal wird ein Titel gedruckt. Auf Wunsch werden nur Merkmale einer bestimmten Merkmalgruppe berücksichtigt – in unserem Beispiel nur Merkmale mit Merkmalgruppe «Ansprechpersonen».
So könnte z.B. eine Liste mit allen Fachverantwortlichen, gefolgt von allen Verantwortlichen von Arbeitsgruppen gedruckt werden.
Finanzbuchhaltung
Q3 Software Schule kann ergänzt werden mit einer leistungsstarken Finanzbuchhaltung. Lesen Sie dazu bitte die Einführung in das Modul «Fibu».
Rechnungsstellung
Q3 Software Schule kann ergänzt werden mit dem Modul «Auftrag». Das Modul beinhaltet die Möglichkeit der Fakturierung und ein Mahnwesen. Jahresrechnungen mit monatlichen Teilzahlungen sind ebenso möglich wie Monats- Quartals- oder Semesterrechnungen.
Zusätzlich zu den allgemeinen Auftragsfunktionen ermöglicht die Schulsoftware das Versenden von Zahlungsbestätigungen, z.B. für das Einfordern von Steuerabzügen für Ausbildungskosten. Die Bestätigungen können in Kategorien aufgeteilt sein, z.B. «Total Schulgeld» und «Total Mensabons».
Bitte lesen Sie bei Interesse die Einführung in das Modul «Auftrag».
Cloud
Die Q3-eigene Cloud-Lösung ermöglicht das standort-unabhängige Arbeiten. Ihre wertvollen Daten werden sicher auf einem Q3-Server verwaltet. Sie haben die Sicherheit, dass Ihre Daten täglich gesichert werden, und dass Sie keine grossen Investitionen in Ihren Hardware-Park tätign müssen.
Mac
Q3 Software ist eine Windows-Anwendung. Dank der Option «Parallels» können Sie aber auch mit Mac-Computern Q3 Software ohne Komforteinbusse nutzen.
Adressfenster mit zusätzlichen Feldern wie Klasse, Bezugspersonen usw.
Eigenschaften pro Adresse, Reiter Merkmale
individuell definierte Merkmale-Tabelle
Frei definierbare Klassennamen
Klassen den Eltern zuteilen
Druckfenster für Adresslisten
Musterrechnung
Funktionsumfang
Q3 Software Schule gibt es ausschliesslich in den Varianten profi und premium. Die Varianten standard und advanced stehen nicht zur Verfügung. Q3 Software Schule kann um zusätzliche Module (z.B. Auftrag, Lohn) und Optionen erweitert werden. Selbst im Mehrbenutzerbetrieb und/oder in der Cloud zeigt das Programm keine Schwächen.
Sind Sie interessiert an ausführlicheren Informationen? Unter Downloads finden Sie zu jedem Modul eine Einführung und einen detaillierten Variantenvergleich.
Q3 Software gibt es in verschiedenen, auf Zielgruppen ausgerichteten Ausprägungen. Die grundlegenden Funktionen sind in allen Ausprägungen die gleichen. Entsprechend gelten Handbücher und Einführungen der Module und Optionen auch für die Zielgruppe «Schule».
Q3 Software Schule ausprobieren
Sie können Q3 Software Schule 30 Tage in allen Varianten unverbindlich testen. Wenn Sie sich anschliessend für Q3 Software entscheiden,
bleiben alle bereits erfassten Daten erhalten – Sie können nahtlos weiter arbeiten!